In meiner langjährigen Arbeit in der Hotellerie, Gastronomie und Hochzeitsplanung ist mir aufgefallen, dass viele Paare bei der Organisation ihrer Hochzeit dieselben Fehler begehen. Da sich viele dieser Fehler in der Hochzeitsplanung leicht vermeiden lassen, habe ich euch für diesen Blogbeitrag meine Tipps für die Hochzeitsplanung, zur Vermeidung dieser Fehler, niedergeschrieben.
1. Fehler in der Hochzeitsplanung – Budgetplanung
„Wenn es uns gefällt kommt es auf den Preis nicht an!“
Das ist eine Aussage, die ich recht häufig höre. Ihr heiratet nur einmal im Leben und die Erwartungshaltung ist entsprechend groß. Der Tag soll in Erinnerung bleiben und es soll euch sowie euren Gästen an nichts fehlen. Diese Haltung ist völlig verständlich, dennoch werden die allermeisten von euch eine Budgetgrenze haben. Für euren großen Tag habt ihr einen bestimmten Betrag festgesetzt, den euch dieser Tag wert ist. Mit voranschreitender Planung werdet ihr allerdings schnell merken, wie das Budget mit jeder Buchung rapide schrumpft.
Was könnt ihr also tun, um das Budget im Blick und besonders im Rahmen zu halten?
Ich empfehle euch am Anfang eine Budgetschätzung und Übersicht der Kosten zu erstellen. So habt ihr einen Gesamtüberblick. Im Internet findet ihr zahlreiche Vorlagen für Budgetpläne anhand welcher ihr euch orientieren könnt, um eine Übersicht aller voraussichtlichen Kosten ganz individuell für eure Hochzeit zu erstellen. Die Preisnennungen aus dem Internet solltet ihr allerdings mit Vorsicht genießen – häufig sind die Angaben ungenau, da sie oft veraltet sind und beispielsweise regionale Unterschiede nicht berücksichtigt werden. Hinzu kommt, dass die Preise in der Hochzeitsbranche stark variieren. Nebenberufliche oder Hobbydienstleister sind deutlich günstiger als Vollzeitprofis mit entsprechender Ausstattung und professionellem Auftritt.
Wie könnt ihr reale Preise, die zu eurer Region passen, herausfinden?
Meine Tipps für die Hochzeitsplanung:
- Fragt einen Hochzeitsprofi oder Freunde/Bekannte, die vor kurzem geheiratet haben und ermittelt so einen Durchschnittspreis. Achtung: hier bitte großzügig kalkulieren!
- Plant ein Wunschbudget und ein Maximalbudget (ca. 15% Puffer zum Wunschbudget).
- Tragt alle Kosten direkt in eure Budgetliste ein.
- Bucht die wichtigsten Dinge zuerst und schaut, ob für die „nice-to-have“-Dinge noch genügend Budget übrig bleibt.
2. Fehler in der Hochzeitsplanung – Zeitplanung
Die Zeitplanung ist für viele sicher die größte Herausforderung und somit ein häufiger Fehler in der Hochzeitsplanung. Allerdings sorgt eine gute Zeitplanung für einen entspannten Hochzeitstag und zufriedene Gäste – sie sollte also nicht unterschätzt werden. Bei der Zeitplanung lerne selbst ich nach vielen Jahren noch bei fast jeder Hochzeit etwas dazu. Vor allem ist es wichtig zu bedenken, dass manche Dinge nicht planbar sind, beziehungsweise es läuft nach dem Motto:
„Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt“
Trotzdem empfehle ich eine detaillierte Zeitplanung, oft fühlt man sich auch einfach entspannter, wenn man gut vorbereitet ist.
Die häufigsten Fehler in der Zeitplanung sind:
- Zu viel an einem Tag
Viele Paare wollen sowohl das Standesamt als auch die kirchliche/freie Trauung an einem Tagfeiern. Es soll nur ein Datum geben und es sollen Kosten gespart werden, indem man nicht zweimal einladen muss.
Mein Tipp für die Hochzeitsplanung: Entzerrt den Tag.
Meiner Meinung nach macht es Sinn, einen Tag dem Standesamt zu widmen und einen anderen Tag der Trauung. Die standesamtliche Hochzeit könnt ihr auch als kleines Elopement oder ganz unspektakulär zu zweit verbringen. Es entspannt auf jeden Fall euren großen Tag, wenn nur eine Trauung stattfindet. Zum Datum: Ihr seid frei festzulegen, welchen Tag ihr als Hochzeitstag feiert!
- Puffer werden nicht eingeplant
Es wird immer wieder zu unvorhergesehenen Ereignissen oder Verzögerungen kommen. Um dann nicht in Stress zu geraten, empfehle ich, bei der Zeitplanung, immer wieder 15 Minuten-Puffer zwischen die einzelnen Programmpunkte zu legen.
- Wegzeiten werden zu knapp bemessen
Berechnet die Wege großzügig. Klar, Sonntagabend braucht man von der Kirche zur Location laut dem Navi vielleicht nur 20 Minuten. An einem Samstag um 14:00 Uhr kann das aber ganz anders aussehen. Hinzu kommt der Weg zum Auto, das Parken an der Location usw., dafür solltet ihr noch einmal 5-10 Minuten hinzurechnen. Wenn ihr einen während eurer Feier die Locationwechseln möchtet, vergesst nicht auch hier die Puffer für die Wegzeiten zu berechnen. Bedenkt auch bitte, dass es bis sich eine Gesellschaft in Bewegung setzt, schon 2-3 Aufrufe und einige Minuten brauchen kann.
- Das Paarshooting ist zu lang
Die folgende Situation kennt fast jeder, der schon auf ein paar Hochzeiten war:
Der Empfang zieht sich gefühlt endlos, im schlimmsten Fall steht ihr noch in der prallen Sonne, ihr habt schon Hunger und von dem Paar ist keine Sicht, da sich diesesgerade im Paarshooting befindet.
Daher ist mein Tipp für die Hochzeitsplanung, kein langes Paarshooting in dem Zeitfenster zu planen, in dem eure Gäste vor Ort sind. Mittlerweile gibt es tolle Alternativen, wie beispielsweise ein First Look-oder After Wedding-Shooting. Auch das Aufteilen des Shootings auf mehrere kürzere Zeitfenster ist ein praktischer Trick. So habt ihr am Hochzeitstag immer wieder kleine „Zeitinseln“ für euch allein und eure Gäste merken kaum, dass ihr weg seid.
3. Fehler in der Hochzeitsplanung – Zu viel
Die Hochzeitswelt ist ein echter Dschungel. Fotobox, Notfallkörbchen auf den WCs, Taschentücher zur Trauung, Flipflops für die späten Partystunden, Gastgeschenke, Candybar, Prosecco-oder GinBar, LiveMusik, Eiswagen, u.s.w. Das Angebot ist riesig und kann einen förmlich erschlagen. Aber was braucht man eigentlich wirklich? Natürlich möchtet ihr an eurem großen Tag möchtet ihr auf nichts verzichten.
Mein Tipp für die Hochzeitsplanung: Widersteht der Versuchung und wartet mit der Buchung dieser Extras bis die wesentlichen Punkte gebucht sind.
Ansonsten kann es passieren, dass ihr euer Budget schon fast aufgebraucht habt und für die wirklich wichtigen Dinge das Geld fehlt. Bitte keine Kurzschlusshandlungen und Panikkäufe. Erfahrungsgemäß kommt in den letzten Wochen vor der Hochzeit eine kleine „Panikphase“. Ihr fragt euch, ob ihr an alles gedacht habt und ob den Gästen nicht vielleicht doch das ein oder andere fehlt. Aber ich kann euch beruhigen. Keiner wird diese Kleinigkeiten vermissen, wenn sie euch zu Beginn der Planung nicht wichtig waren, dann sind sie das jetzt immer noch nicht!
Gerade, wenn ihr die Dekoration selbst organisiert. Wartet bis ihr die Tischordnung und die Gästeanzahl habt, bevor ihr die konkrete Tischdekoration kauft. Erst dann könnt ihr exakt kalkulieren, wie viele Vasen/Kerzenständer etc. ihr braucht. Vergesst auch bitte nicht, dass auf den Tisch auch noch einige weitere Dinge, wie Getränkekühler, Salz und Pfeffermenagen, Brotkörbe etc.Platz finden müssen.
Gibt es auch ein „zu viel“ an Highlights?
Ganz klar – ja! Es ist eine Gratwanderung zwischen einem kurzweiligen Tag mit ein paar echten Highlights und einer Aneinanderreihung von Programmpunkten, die sich stressig anfühlen.
Mein Tipp für die Hochzeitsplanung: Wählt nur ein Highlight pro Tagespunkt.
Zum Bespiel: Die Sängerin als Highlight zur freien Trauung, den Schnellzeichner als Highlight zum Empfang und die Band als Highlight zum Partystart. So könnt ihr sicherstellen, dass jedes einzelne Highlight zur Geltung kommt.
4. Fehler in der Hochzeitsplanung – Gäste „alleine“ lassen
Ein weiterer leicht vermeidbarer Fehler in der Hochzeitsplanung dreht sich um die Kommunikation mit euren Gästen. Denkt bei der unbedingt Planung daran euch auch mal in die Gäste hineinzuversetzen. Als Hochzeitsgast ist es schön, gut informiert zu sein und vorhersehen zu können, was als nächstes ansteht oder wie lange der jeweilige Tagespunkt geht. Hier hilft eine Timeline – das habt ihr bestimmt schon mal gesehen: Kleine Icons, die an einer Linie entlang die einzelnen Punkte des Hochzeitstages darstellen, meist mit einer Uhrzeit versehen.
Wenn ihr zum Zeitpunkt des Versands der Einladungskarten alle Punkte fix geplant habt, könnt ihr die Timeline schon dort beilegen. Ansonsten kann sie ins Trauheft integriert oder auch auf einer Tafel beim Empfang präsentiert werden.
Darüber hinaus sind auch kleine Ansagen der einzelnen Punkte ein schönes Mittel, um sicherzustellen, dass sich jeder Gast „mitgenommen fühlt“.
Als Beispiel: Ihr habt während des Empfangs ein kurzes Paarshooting geplant. Kommuniziert doch beim Tortenanschnitt, wenn gerade alle Augen auf euch gerichtet sind, dass ihr all euren Gästen einen guten Appetit wünscht und euch für 20 Minuten für ein kurzes Shooting zurückzieht.
5. Fehler in der Hochzeitsplanung – Nicht mehr eure Hochzeit
Kommen wir zum letzten Fehler in der Hochzeitsplanung für heute. Onkel Otto mag gerne Fleisch, Cousine Inga hat gesagt, dass ein professioneller Fotograf nicht notwendig und viel zu teuer ist, eure Freundin Anna hat die Übernachtungen für alle Gäste bei ihrer Hochzeit übernommen…
Ja und?!
Eure Hochzeit, eure Regeln.
So schön es ist,die Vorfreude mit euren Liebsten zu teilen und sich über die Hochzeit zu unterhalten. Sobald ihr das macht, wird jeder Verheiratete euch von seiner Hochzeit erzählen und jeder der schon zu Gast auf Hochzeiten war von seinen Erfahrungen berichten. Das ist sicher nur lieb gemeint, allerdings kann das bei euch auslösen, dass ihr es jedem Recht machen wollt und ihr euch verunsichert fühlt. Sicher möchtet ihr, dass es euren Gästen auf eurer Hochzeit richtig gut geht. Schließlich gebt ihr euch sehr, sehr viel Mühe diesen großen Tag zu planen und – nicht zu vergessen – ihr gebt auch viel Geld dafür aus.
Dies ist wohl mein wichtigster Tipp: Es ist eure Hochzeit, sie soll EUCH gefallen. Das Essen soll EUCH schmecken, die Deko EUCH gefallen und IHR müsst die Musik mögen.
Klar, man versucht eine Auswahl zu treffen, die möglichst „gemeintauglich“ ist, doch es sollte immer etwas sein, dass euch auf jeden Fall zusagt!
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