Der Tagesablauf der Hochzeit, stellt sich immer wieder als eine der größten Herausforderungen für Brautpaare heraus, die ihre Hochzeit selbst planen.
Zum einen wird oft unterschätzt, wie wichtig eine gute und genaue Zeitplanung ist und zum anderen fehlen hier einfach die Erfahrungswerte, nach denen man sich richten kann.
In diesem Blogbeitrag möchte ich euch wertvolle Tipps für die Planung des Zeitablaufes an eurem Hochzeitstag geben und auch die größten Fallen aufzeigen.
Wann überlegt man sich den Tagesablauf der Hochzeit?
Schon ziemlich zu Beginn, werdet ihr auf dieses Thema stoßen. Denn wahrscheinlich werdet ihr direkt nach der Location Buchung, die wichtigsten Dienstleister für eure Hochzeit suchen.
Das sind zum Beispiel, eure Hochzeitsfotografin und euer DJ. Tatsächlich sind es diese beiden Berufsgruppen, die mit vielen Brautpaaren zum ersten Mal über einen Tagesablauf der Hochzeit sprechen.
Denn sie können euch nur ein passendes Angebot machen, wenn es sie ihre Einsatzdauer kennen.
Wenn ihr also gut vorbereitet sein wollt, erstellt doch selbst einen ersten Zeitplan für euren Hochzeitstag.
Dazu beginnt ihr am einfachsten, bei einem Fixpunkt am Tag, der fest steht.
Das kann zum Beispiel eure Trauung sein.
15 Uhr Trauung nun bringt ihr in Erfahrung, wie lang diese dauert und plant weiter ab
16 Uhr Auszug des Brautpaares & Gratulationen (nicht unterschätzen, bei 90 Gästen á 1 Minute sind hier schnell 1,5 h vorbei)
17:30 Uhr Abfahrt zur Location
18 Uhr Empfang an der Location
19 Uhr Einlass
19:30 Uhr Essensbeginn
…
Und in die andere Richtung:
14:30 Uhr Fahrt zur Location
14:00 Uhr Brautkleid anziehen
11:00 Uhr Beginn Brautstyling
Fragt bei den jeweiligen Ansprechpartnern Pfarrer, Stylistin, Location, wieviel Zeit sie erfahrungsgemäß einplanen. Packt zwischen die einzelnen Zeitfenster Puffer von 10-15 Minuten. So bleibt der Ablauf entspannter.
Meine Empfehlung: Geht den Zeitplan aus eurer Sicht und auch aus Sicht der Gäste durch. Wann haben eure Gäste Hunger/Durst, wann brauchen sie Schatten, Unterhaltung?
Bei der Zeitplanung gibt es 4 typische Fallen:
- Wege – Google hilft super, aber bitte gebt einen vergleichbaren Tag/Zeitpunkt ein. Der Verkehr ist Sonntag abends um 22 Uhr natürlich ein anderer als samstags um 14 Uhr!
- „Rüstzeiten“ – tatsächlich der häufigste Fehler bei Zeitplänen. 100 Personen bewegen sich langsamer als fünf Menschen. Bis die gesamte Gesellschaft für einen Programmpunkt „eingesammelt ist“ vergehen schnell mal 10-15 Min. Berücksichtigt man dieses und beginnt entsprechend eher, bleibt man im Plan.
- Reden und Darbietungen– Die berühmte Geschichte vom Baumstamm sägen, mit einer stumpfen Säge in der prallen Sonne…bittet eure Gäste schon in der Einladung Reden, Darbietungen und alle dafür benötigten Utensilien anzumelden, klassischerweise bei euren Trauzeugen. Jeder Programmpunkt wird in den Ablauf eingeordnet. Keine Überraschungen!
- Fotos– Selbstverständlich sind Fotos wichtig, ein ausführliches Paarshooting braucht seine Zeit. Passt das in den Tagesablauf? Super! Falls das heißt, dass eure Gäste 1h oder länger ohne euch verbringen, denkt doch über ein First Look oder After Wedding Shooting nach. Auch das beliebte Golden Hour Shooting sollte nur stattfinden, wenn es gerade zum Ablauf und zur Atmosphäre passt. Bei den obligatorischen Gruppenfotos könnt ihr mit etwas Vorplanung Zeit einsparen. Erstellt eine Liste mit den gewünschten Personengruppen (jeder Name einzeln aufgeführt) und gebt diese Liste eurer Fotografin und euren Trauzeugen. Während Gruppe 1 fotografiert wird, wartet Gruppe 2 bereits und Gruppe 3 wird von der Trauzeugin eingesammelt. Klingt stressig? Glaubt mir es spart unglaublich Zeit (und Nerven😅).
Vom Fixpunkt aus plant ihr den Ablauf der Hochzeit, so detailliert, wie möglich.
Dieser Zeitplan wird von den Trauzeugen um die „geheimen Programmpunkte“ ergänzt und geht dann an die Location (Service, Küche) und an die wichtigen Dienstleister vor Ort (Fotograf, DJ).
Wenn ihr keinen Zeremonienmeister/Wedding Day Manager bucht, dann ernennt einen Zeitmanager aus eurem Familien- oder Freundeskreis, dieser kennt den Zeitplan und koordiniert die Umsetzung.
Das Wichtigste!
Euer Ablaufplan dient der Orientierung und ist keine strikte Vorgabe.
Der Hochzeitstanz wäre nun auf dem Plan, aber ihr genießt gerade den Moment?- Dann findet er halt 15 Minuten später statt 😉!
